IL PERCORSO GDPR PROPOSTO DA ALPHA NETWORK
Raffaella Sella – Amministratore Unico di ALPHA NETWORK – Risk & Privacy Officer – DPO per strutture commerciali e del terziario e aziende socio-sanitarie sia pubbliche che private, consulente GDPR, ha messo in atto per i propri Clienti un piano di adeguamento graduale che può essere schematizzato nei seguenti punti:
Check up e analisi dei dati trattati in azienda come previsto dal Regolamento Europeo 2016/679 “GDPR”
In qualità di consulente privacy, effettua un check up sull’organizzazione aziendale, ovvero sulla struttura, il business e le risorse umane coinvolte. Significa raccogliere evidenze documentali oggettive e informazioni da interviste al titolare e strutturare un gap analysis sullo stato dell’arte e sugli adeguamenti necessari alla conformità richiesta dalla nuova norma. Il work out è un’analisi ovvero un assessment nel quale si fotografa il punto di partenza e arrivo. Lo strumento permette di acquisire consapevolezza sui rischi e sulle opportunità di qualificare l’azienda sul mercato di riferimento ma anche di impostare il modello organizzativo coerente con le strategie di business e di operatività aziendale. La medesima attività è inoltre propedeutica per adeguare alla conformità e migliorare i processi organizzativi e di governance all’interno di consorzi, associazioni ed enti no profit ma che per natura trattano diversi dati personali spesso anche sensibili e condividono con partner e sostenitori finalità ad alto impatto sociale, culturale e di networking.
Individuazione delle figure coinvolte nel trattamento dei dati
in questa fase, il consulente privacy, identificherà le figure chiamate a ricoprire un ruolo attivo nel sistema di gestione privacy siano esse risorse umane interne o soggetti/fornitori in outsourcing. Fondamentale individuare le responsabilità non solo in caso di sinistri, di impatti privacy o nella gestione organizzativa e dei flussi di informazioni sui dati ma anche per la collaborazione in caso di data breach o di richieste avanzate dagli Interessati nell’esercizio dei loro diritti.
Redazione delle policy: informative, registro dei trattamenti e procedure in materia di trattamento dei dati
In questa fase della consulenza sulla privacy e protezione dei dati saranno realizzate le policy per informare gli utenti e garantire la sicurezza nel trattamento dei dati. A seconda dell’organizzazione e del business saranno prodotte informative diversificate per stakeholder e per finalità. In alcuni casi sarà necessario prevedere la raccolta di consensi quali basi giuridiche di legittimità e liceità e gestirne la rendicontazione ai sensi del GDPR. Ulteriori documenti e procedure in caso di sinistro, in caso di richieste avanzate dagli Interessati e policy su misura per utilizzo di strumenti e media aziendali saranno prodotte a seconda delle organizzazioni e delle strutture.
Formazione e informazione in materia di Privacy, GDPR e Protezione dei Dati – le istruzioni alle risorse umane e la facilitazione nell’apprendimento consapevole
Le sessioni formative sono condotte in modalità frontale, calibrate con esempi riferiti al contesto (business) di riferimento, alla quotidianità delle persone coinvolte e abilitanti per la gestione consapevole dei dati e la conoscenza dei rischi relativi agli impatti privacy. La facilitazione attraverso simulazioni e test di apprendimento dal caso permettono la partecipazione attiva e concreta dei gruppi di lavoro e soprattutto lo sviluppo della consapevolezza e della pro attività alla gestione dei dati in azienda e nel ciclo di produzione delle attività. Le sessioni sono suddivise per obiettivi e finalità rispetto alle specifiche del contesto lavorativo.
Incarico di Data Protection Officer (Responsabile per la Protezione dei Dati) – DPO
ALPHA NETWORK investe nella crescita delle competenze interne dei propri professionisti e dispone di un team di consulenti qualificati DPO che hanno le esperienze necessarie per rivestire tale delicato incarico a supporto delle strutture che per obbligo normativo ai sensi del GDPR o per scelta di accountability (governance), ovvero best practise organizzativa e strategica, decidono di dotarsi della figura del DPO (Responsabile delle Protezione dei Dati) per la consulenza, la gestione, l’interfaccia con l’utenza e gli Interessati, ovvero con l’Autorità per tutta la materia della privacy. ALPHA NETWORK raccomanda alle aziende rientranti nell’obbligo l’incarico ad un soggetto/profilo adeguato che abbia preparazione documentata e conoscenza del settore specifico.
VERIFICHE ANNUALI, MONITORAGGI E MIGLIORAMENTI CERTIFICAZIONI PRIVACY E REPUTATION
Come indicato dalle linee guida europee della EDPB (European Data Protection Board) e del Garante della Privacy è necessario a modello privacy implementato, prevederne il mantenimento, ovvero il monitoraggio periodico e le verifiche almeno annuali per garantire l’efficacia e la coerenza della gestione dati rispetto al business organizzativo e strutturale, nonchè considerare l’evoluzione delle procedure interne. Ciò significa che l’impresa deve dimostrare in qualsiasi momento la coerenza, la correttezza, la trasparenza, la liceità e legittimità della gestione dei dati personali che tratta. Inoltre le misure di sicurezza fisica, logica, tecniche devono essere efficaci e il personale capace di gestire eventuali problemi di business continuity e disaster recovery. La formazione deve quindi rinnovarsi al mutamento dei rischi di mercato e aziendali. Alpha Network è in grado di fornire l’assistenza necessaria e la consulenza di verifica anche nei contesti che hanno costruito con altri interlocutori il proprio disegno di privacy. Il confronto/verifica da parte di nostro professionista permette la stesura di un verbale di assessment e conformità così da considerare le opportunità di miglioramento e di incremento della reputazione aziendale in quelle realtà dove ottenere una certificazione in materia privacy (ISO 27001) può diventare qualificante per i clienti e gli investitori.
SIAMO CONSULENTI GDPR SPECIALIZZATI E DPO 
La consulenza per stare al tuo fianco nel percorso di adeguamento GDPR: nella fase dall’analisi dei rischi, nella redazione dei documenti e nella formazione privacy del personale, nelle fasi di monitoraggio, nelle verifiche sui tuoi fornitori e partner, nella certificazione dei processi!
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